A Apex oferece o serviço de prestação de contas de Auxílios da FAPESP, exclusivo para os docentes da unidade através da Diretoria de Pesquisa e Extensão, porém não atua na execução do projeto. O serviço também não está disponível para bolsas de IC, Mestrado, Doutorado e BEPE.

Para a plena utilização desse serviço, é necessário que aqueles que se interessarem, entreguem na Diretoria de Pesquisa e Extensão os seguintes documentos:

Para Processos Novos:

- Cópia do termo de Outorga e o despacho emitido pela Fapesp.

- Login e senha do Sistema Agilis da Fapesp

Para Processos em andamento, além dos itens citados acima, são necessários ainda:

- Notas fiscais já classificadas (por exemplo: reserva técnica, ou benefícios complementares)

- Cópia do Termo de Outorga

Assim que o Termo de Outorga for assinado, será agendada também a prestação de contas. Os documentos e notas podem ser enviados ao longo do ano. Para evitar qualquer imprevisto e para os prazos sejam totalmente respeitados, é necessário que esta documentação seja enviada com no mínimo 30 dias de antecedência da prestação de contas. Solicitamos que os docentes observem com muita atenção os seguintes pontos:

MATERIAL PERMANENTE OU DE CONSUMO

- Nas aquisições de bens de pesquisa, sejam eles permanente ou de consumo, adquiridos no território nacional, pelos pesquisadores FAPESP, os documentos fiscais deverão ser emitidos em nome da FAPESP: 

FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO

CNPJ nº 43.828.151/0002-26

Endereço: Rua Pio XI, 1500 – Alto da Lapa

CEP: 05468-901 – São Paulo – SP

- É necessário fazer constar no corpo da Nota Fiscal/DANFE o número do processo FAPESP e local de entrega do bem

- Documentos fiscais de aquisição de bens para pesquisa em nome do pesquisador, serão glosados quando da prestação de contas

- Quando a aquisição se der em território paulista, o pesquisador deverá informar ao emitente (fornecedor) para aplicar a isenção do ICMS (18%) com base no Decreto 48.034/2003 (que altera o artigo 55 do Regulamento do ICMS/SP) isentando as compras em nome da FAPESP.

- Após a compra de um material permanente (equipamentos, móveis, etc.) contatar o setor de patrimônio da Unidade para patrimoniar o bem “em comodato”. Esse procedimento é importante para que o material esteja registrado na instituição e também para efeitos de seguro.

- Especificamente para Projetos Temáticos, nos quais ocorre a doação de materiais permanentes a outra instituição, diferente da constante no Termo de Outorga, devem ser apresentados, no envio da prestação de contas, os seguintes documentos:

  1. a) Solicitação, contendo anuência do Diretor da Faculdade, para que os materiais sejam doados a outra instituição;
  2. b) Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Materiais por Cessão de Uso e/ou Doação, em duas vias, assinado pelo Diretor da outra instituição, para que a Fapesp possa analisar e efetuar a doação em separado.

 - Para contratação de seguro de equipamentos adquiridos em nome da FAPESP (exemplos: notebook, filmadora, câmera fotográfica), o seguro será contratado no nome e CPF do Outorgado, utilizando recursos da Reserva Técnica, já que se trata de serviço.

- Notas fiscais fatura devem vir acompanhadas de uma duplicata quitada, recibo, boleto autenticado ou carimbo oficial da empresa. Comprovante de depósito em conta não é aceito como comprovante de pagamento. Carimbo de recebido na nota só é aceito se constar o nome da empresa e se tiver nome legível e RG de quem recebeu.

SERVIÇOS DE TERCEIROS

- As contratações de Serviços não seguem as mesmas diretrizes e os documentos fiscais devem ser emitidos em nome do pesquisador/outorgado.

ORIENTAÇÕES GERAIS

- Antes de realizar uma compra, consultar (e guardar) se a empresa está apta nos cadastros fiscais públicos. Esta consulta deve ser feita nas páginas:

Caso a empresa conste como “inativa”, “não habilitada” ou com pendências listadas, não efetuar a compra em nenhuma hipótese, ou solicite que a empresa se regularize e aguarde tal regularização.

- Para compras com valor superior a 10 salários mínimos (valor nacional) é necessário fazer 3 cotações de preços. Esta regra é válida inclusive para compra de passagem aérea, bem como qualquer outro serviço de terceiros. Notas emitidas no período de 30 dias pela mesma empresa têm seus valores somados, e se a soma for superior a 10 salários mínimos, são necessários 3 orçamentos.

- Quando o docente trouxer as notas e comprovantes até a Apex, sinalizar toda a documentação por rubrica (Exemplo: Material permanente, material de Consumo, Reserva Técnica) além de colocar seu nome e número do processo (tudo à lápis).

- Sempre que o documento fiscal emitido pela empresa for o DANFE (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) realizar a consulta dele no site da Secretaria da Fazenda e anexar ao documento para envio à Fapesp na Prestação de Contas. A consulta pode ser feita através da “chave de acesso” contida no DANFE e fica disponível apenas 180 dias após a sua emissão. Link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=

- Não são aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem sua clareza, salvo se for emitida carta de correção pelo fornecedor.

- É proibido fazer transposição/remanejamento da verba constante no Termo de Outorga, sem autorização prévia da Fapesp.

- Ressaltamos que não serão recebidos documentos que não estejam em conformidade com as regras exigidas pela Fapesp. É de inteira responsabilidade do Outorgado a regularização dos documentos.



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